Fakturering: krav, villkor och obetalda fakturor

Fakturan är både ett betalningskrav och ett underlag för bokföring och moms. Saknas uppgifter kan kunden få problem med sitt momsavdrag – och du med betalningen. Dessa uppgifter ska normalt finnas med:

• Fakturadatum och förfallodatum.
• Ett unikt fakturanummer i löpande serie.
• Säljarens namn, adress och momsregistreringsnummer.
• Köparens namn och adress, samt eventuell referens eller beställningsnummer.
• Vad som sålts – varans eller tjänstens art och omfattning – och leveransdatum.
• Belopp exklusive moms per momssats, momssats och momsbelopp.
• Totalbelopp att betala samt betalningsuppgifter.

Vid vissa försäljningar tillkommer särskilda uppgifter, till exempel hänvisning vid omvänd betalningsskyldighet eller vid försäljning till annat EU-land. Skatteverket har de fullständiga kraven – utgå från dem, inte från hur en gammal mall ser ut.

Momsen läggs på beloppet exklusive moms. Standardsatsen är 25 procent, med 12 procent för bland annat livsmedel, restaurang och hotell och 6 procent för exempelvis böcker, persontransporter och kultur. Säljer du till företag anger du normalt priset exklusive moms; säljer du till privatpersoner ska priset visas inklusive moms.

Momsen är inte en intäkt för dig. Du redovisar utgående moms på det du säljer, drar av ingående moms på det du köper och betalar in mellanskillnaden. Räkna därför alltid med belopp exklusive moms när du bedömer lönsamhet – och kom ihåg att momsen ändå påverkar likviditeten fram till redovisningsdagen.

Betalningsvillkoret bestäms i avtalet, inte på fakturan. Ta upp det innan uppdraget startar, tillsammans med pris, omfattning och eventuellt förskott. Skriv sedan samma villkor på fakturan.

Rutiner som minskar antalet sena betalningar:

• Fakturera direkt vid leverans eller enligt en fast plan varje vecka.
• Be om rätt referens och beställningsnummer redan vid beställning.
• Dela upp större projekt i delfakturor eller ta förskott.
• Skicka fakturan i det format kunden faktiskt hanterar, till exempel e-faktura.
• Ha en fast rutin: påminnelse dag ett efter förfallodagen, samtal dag sju.

1. Påminnelse. Skicka snabbt och sakligt. Ofta handlar det om ett administrativt missförstånd.
2. Kontakt. Ring och bekräfta att fakturan är mottagen och godkänd. Är något fel vill du veta det nu, inte om två månader.
3. Dröjsmålsränta och förseningsersättning. Vid sen betalning får du normalt ta ut dröjsmålsränta, och mellan företag även en lagstadgad förseningsersättning. Kontrollera aktuella nivåer innan du fakturerar dem.
4. Inkasso. Ett inkassobolag tar över kravet mot en avgift.
5. Betalningsföreläggande. Ansök hos Kronofogden om kravet fortfarande är obetalt och inte bestrids.

Bestrider kunden kravet blir det en tvistefråga som inte löses via Kronofogden. Därför är dokumentationen viktig från början: skriftligt avtal eller orderbekräftelse, kvittens på leverans och sparad kommunikation.

Behöver du pengarna innan kunden betalar kan du sälja eller belåna fakturan. Vid fakturaköp säljs fordran till en finansiär som betalar ut merparten direkt. Vid fakturabelåning använder du fakturorna som säkerhet för en kredit men behåller fordran.

Den avgörande frågan är risken: vid köp utan regressrätt tar finansiären kreditrisken, annars kan fakturan gå tillbaka till dig om kunden inte betalar. Kostnaden anges ofta som en andel av fakturabeloppet under kort tid, vilket omräknat till årsränta blir högt. Det kan ändå vara motiverat när alternativet är att tacka nej till en order – men det är sällan en bra permanent lösning.

Fakturor är räkenskapsinformation och ska bevaras enligt bokföringslagen. Grundregeln är att materialet ska sparas i minst sju år och i det format det togs emot – en faktura som kommit som pdf sparas digitalt, inte enbart som utskrift. Håll en löpande nummerserie utan luckor och kreditera hellre en felaktig faktura än raderar den.